Het maken van afrekeningen is een belangrijk onderdeel van een transparante financiële administratie en goede relaties met eigenaren. Om dit proces soepel te laten verlopen, delen we in deze blog vier praktische tips waarmee je efficiënt en foutloos te werk gaat.
Zorg voor actuele gegevens bij het maken van afrekeningen
Bij het opstellen van afrekeningen is het belangrijk dat alle gegevens volledig en up-to-date zijn. Afrekeningen binnen Booking Experts worden namelijk altijd gebaseerd op de laatst gemaakte facturen die gekoppeld zijn aan reserveringen. Als er wijzigingen in een reservering niet correct zijn verwerkt, loop je het risico dat deze niet worden meegenomen in de afrekening.
Hoe voorkom je dit? Houd je ongefactureerde wijzigingen goed bij. Dit handige overzicht toont welke aanpassingen in reserveringen nog niet zijn afgehandeld. Denk bijvoorbeeld aan een annulering waarbij nog geen nieuwe factuur is aangemaakt, of een gast die een extra heeft toegevoegd waarvoor nog niet is gefactureerd. Omdat Booking Experts alleen kijkt naar de laatst gemaakte factuur, blijven deze wijzigingen anders buiten de afrekening.
Onze tip: controleer en verwerk deze pagina zorgvuldig voordat je begint aan het maken van de definitieve afrekeningen. Zo zorg je ervoor dat je administratie klopt en voorkom je onnodige fouten.
Wat te doen bij een ‘Niet up-to-date’ melding in Booking Experts?
Soms pas je iets aan in een reservering nadat je al een afrekening hebt verstuurd. Geen probleem! Booking Experts geeft in dat geval een ‘Niet up-to-date’ melding onder de eigenarenmodule. Je kunt deze meldingen eenvoudig terugvinden door op de afrekeningen pagina te filteren op de status ‘Niet up-to-date’.
Wil je een afrekening corrigeren? Begin dan met het kopiëren ervan. Dit kan zowel individueel als in bulk, afhankelijk van hoeveel afrekeningen je wilt aanpassen. Na het kopiëren kun je een concept correctiefactuur aanmaken. Deze factuur zorgt ervoor dat de bestaande afrekening wordt gecrediteerd en er een nieuw concept wordt opgesteld.
In dit nieuwe concept zie je automatisch de gecrediteerde regels van de oorspronkelijke afrekening terug. Controleer of alles klopt, en zodra je tevreden bent, kun je de correctiefactuur definitief maken en versturen. Op deze manier blijf je jouw administratie accuraat en professioneel houden!
Automatiseer jouw afrekeningen in Booking Experts, binnen 5 clicks klaar!
Misschien een open deur, maar Booking Experts is ontworpen om te automatiseren. Dat hebben we ook doorgevoerd bij het aanmaken van afrekeningen. Door het gelijk goed in te richten kan je binnen 5 clicks klaar zijn met het versturen en betalen van de afrekeningen. Het proces wat je doorloopt is als volgt:
- Bij de verwachte afrekeningen kan je in bulk de nieuwe afrekeningen maken;
- In het afrekeningen overzicht vind je deze terug met status ‘Nieuw’;
- Je selecteert ze in bulk en kiest voor ‘Conceptfactuur maken’;
- Je wordt doorgestuurd naar de facturen, waarin je ze in bulk kan selecteren en versturen;
- Ga naar de ‘Te betalen facturen’, hier selecteer je ze in bulk en maak je een betaalbatch aan. Hiermee heb je de afrekeningen voor de periode afgerond!
Sluit periodes af om fouten te voorkomen
Het afsluiten van een boekhoudkundige periode is een belangrijk onderdeel van een succesvolle jaarafsluiting. Wanneer je alle afrekeningen voor 2024 hebt verstuurd en betaald, en alle reserveringen volledig zijn verwerkt, kun je de periode definitief afsluiten.
Waarom is dit zo belangrijk? Het afsluiten van een periode zorgt ervoor dat je boekhouding beschermd is tegen wijzigingen achteraf. Zodra een periode gesloten is, kunnen er namelijk geen facturen meer worden aangepast die binnen deze periode vallen. Dit voorkomt onbedoelde fouten en zorgt voor een strakke financiële administratie.
Heb je toch een aanpassing nodig in een gesloten periode? Geen zorgen! Het is mogelijk om de periode tijdelijk te heropenen, zodat je wijzigingen kunt doorvoeren. Let er wel op dat dit zorgvuldig gebeurt en dat je de periode daarna direct weer sluit om je administratie nauwkeurig te houden.
Interessant? Lees dan ook deel 1: Inrichting
Manon
.png)
Nikki
