Het efficiënt beheren van huiseigenaren is voor veel recreatieondernemers een uitdaging. Door de eigenarenomgeving slim en overzichtelijk in te richten, kun je echter veel tijd en moeite besparen. Customer Success Specialist Iris staat voor je klaar en deelt 4 praktische tips om de communicatie met huiseigenaren soepel te laten verlopen.
1. Efficiënt communiceren met receptieberichten
Met receptieberichten in Booking Experts houd je de communicatie met eigenaren overzichtelijk en eenvoudig. Geen gedoe meer met losse mailtjes of telefoontjes, alles komt samen op één plek. Heb je iets te melden, zoals een nieuwe boeking, een geplande klus of een vraag over het financiële overzicht? Met receptieberichten breng je eigenaren moeiteloos op de hoogte – snel, duidelijk en professioneel.
Maar het wordt pas echt interessant als je kijkt naar de flexibiliteit van receptieberichten. Bij het versturen heb je namelijk drie handige opties. Stuur een bericht naar alle actieve eigenaren, naar specifieke eigenaren, of gebruik labels om doelgerichte groepen eigenaren te benaderen. Labels zijn een slimme manier om eigenaren te filteren op basis van kenmerken of afspraken. Maak bijvoorbeeld onderscheid tussen investeerders en eigen gebruik, of selecteer alleen eigenaren die een specifieke dienst van je afnemen.
Let op: als je meerdere labels selecteert, wordt het een strikte selectie. De eigenaar moet aan alle gekozen labels voldoen – het is geen "en/of"-situatie, maar een "en, en". Door handig gebruik te maken van deze labels houd je de communicatie efficiënt én relevant, wat jouw werk makkelijker maakt en eigenaren blij houdt.
2. Het eigenarenportaal: transparantie op jouw voorwaarden
Hoeveel wil je delen met je eigenaren? Dat is de grote vraag als je het eigenarenportaal instelt. Het handige is: jij bepaalt wat zij zien. Door te werken met profielen kun je precies afstemmen welke informatie beschikbaar is voor welke groep eigenaren. Dit maakt je communicatie niet alleen efficiënter, maar ook slimmer.
Neem bijvoorbeeld investeerders. Voor hen is het handig om inzicht te hebben in hun verhuurafrekeningen, maar informatie over gastgegevens is minder relevant. Voor particuliere verhuurders die hun woning deels zelf gebruiken, is het juist interessant om te weten wie er in hun huis verblijft. Misschien regelen zij de communicatie met gasten zelf en willen ze weten wie er langskomt.
Als je duidelijk hebt wat je wilt delen, stel je dit eenvoudig in via de profielen. Wil je dubbelchecken of alles klopt? Dan kun je tijdelijk de rol van een eigenaar overnemen en door hun ogen in het portaal kijken. Handig om te zien of alles naar wens is ingesteld! Dit doe je eenvoudig via de eigenarenkaart, zie hieronder. Met een paar klikken weet je zeker dat iedereen precies de juiste toegang heeft – transparant, duidelijk en op maat.
3. Houd je eigenaren moeiteloos op de hoogte
Dankzij het eigenarenportaal kun je niet alleen transparantie bieden, maar ook automatische meldingen instellen. Denk aan updates over nieuwe reserveringen, annuleringen of wijzigingen. Het is simpel: meldingen aan of uit, helemaal naar wens van de eigenaar. Staat het recht ‘Eigenaar kan boekingen inzien’ ingeschakeld? Dan bepaalt de eigenaar zelf of hij/zij meldingen wil ontvangen.
Zo blijven eigenaren altijd op de hoogte van wat er speelt, zonder constant in te hoeven loggen. En het mooie? Het scheelt jullie als organisatie ook nog eens tijd.
4. Documenten toevoegen aan de eigenaren omgeving
Een handige, maar vaak vergeten functie: het toevoegen van documenten aan de eigenarenomgeving! Of het nu gaat om contracten, afspraken of belangrijke PDF-bestanden, alles kun je gemakkelijk digitaal op één plek verzamelen. Super overzichtelijk en geen gedoe met losse documenten.
Het mooie is dat je per document zelf bepaalt of de eigenaar het mag inzien. Standaard zijn documenten privé, maar wil je iets delen? Klik gewoon op de drie puntjes achter het document en kies Delen met eigenaar. Zo hebben jullie het altijd over dezelfde documenten, en ontstaat er minder verwarring in de communicatie met de eigenaren!
Interessant? Lees dan ook deel 2: Afrekeningen maken
Manon
