Ontdek hoe Wildwood Camping processen automatiseert, reserveringskosten verlaagt en vaste gasten behoudt dankzij Booking Experts - midden in het hoogseizoen.
We bezochten Wildwood Camping in de Lüneburger Heide en spraken met Franziska Salzmann, de algemeen manager. Ontdek hoe het bedrijf met succes de sprong naar de digitale toekomst heeft gemaakt.
Door een overname van een bestaande camping in 2023 is Wildwood gestart. Een idyllische camping op de Lüneburger Heide die de "nieuwe campinggeneratie" inspireert met een fris concept en een duidelijke visie. "We geven een twist aan het kamperen door het oorspronkelijke wildkamperen te combineren met modern comfort en warme gastvrijheid" legt Franziska uit.
Bij een modern concept hoort echter ook een eigentijdse uitvoering. Met de overname begon Wildwood Camping meteen met het digitaliseren van processen en het implementeren van een reserveringssysteem dat online boekingen via de website mogelijk maakt.
Uitdagingen en de overstap naar Booking Experts
Al na een jaar werd duidelijk dat het vorige reserveringssysteem niet meer voldeed aan de toenemende eisen. De processen waren te traag en er was te weinig flexibiliteit. Wildwood Camping heeft grote plannen en opent in het voorjaar van 2025 nog twee locaties in de Harz en op het eiland Rügen. De administratie van Wildwood Camping is gevestigd in Hamburg. Daarom hadden ze een reserveringssysteem nodig dat cloud based, geschikt voor meerdere accommodaties en schaalbaar was en daarnaast complexe taken zoals beschikbaarheids- en prijsbeheer voor meerdere locaties gemakkelijk aankon. Dit is precies waar Booking Experts om de hoek kwam kijken.
Franziska legt uit: "We willen ons continu ontwikkelen en hadden een partner nodig die ons hierbij zou ondersteunen en altijd zou handelen en reageren volgens de laatste technische ontwikkelingen. Booking Experts leek ons een zeer dynamisch boekingssysteem dat dezelfde waarden nastreeft als wijzelf."
Een groot voordeel van Booking Experts is de BEX App Store, die een breed scala aan interfaces biedt. Zo kon bijvoorbeeld het bestaande slagboomsysteem van schranken.de naadloos worden geïntegreerd. Het systeem stuurt gasten voor aankomst automatisch een verzoek om hun kenteken door te geven, zodat ze bij aankomst direct naar hun parkeerplaats kunnen rijden - en tegelijkertijd in het systeem kunnen inchecken.
Het management besloot zo snel mogelijk over te stappen op Booking Experts en zette de stap van digitalisering naar automatisering met het implementeren van het BEX PMS.
"Alles wat geoptimaliseerd kan worden, waar werkprocessen of werkstappen vereenvoudigd of makkelijker gemaakt kunnen worden, vooral voor het personeel, heeft als effect dat we ons kunnen concentreren op waar we voor willen staan. En dat is het contact met de gasten," zegt Franziska.
Ondanks het hoogseizoen en de lopende dagelijkse werkzaamheden werd de verandering doorgevoerd - een uitdaging die het team aankon dankzij de praktische onboarding checklist van Booking Experts. "Dankzij de checklist waren we in staat om het systeem parallel aan onze dagelijkse werkzaamheden in te stellen en alle stappen onafhankelijk van locatie en tijd te voltooien."
Hoe Wildwood Camping profiteert van Booking Experts
De eerste focus lag op het verbeteren van de online boekbaarheid, dankzij BEX Zoek&Boek is dit nu makkelijker dan ooit. "We krijgen veel minder telefoontjes of vragen. De boekingsroute spreekt zo voor zich dat onze gasten ons aanbod direct begrijpen en wij veel minder ondersteuning hoeven te bieden."
Ondanks de automatisering blijft persoonlijk contact met gasten een prioriteit. "We willen geen anonieme accommodatieverschaffer worden. Ons team blijft beschikbaar bij de receptie voor vragen en tips en we verrassen onze gasten met kleine gebaren zoals handgeschreven briefjes" legt Franziska uit.
En Wildwood Camping ziet aan de evaluatieformulieren in het BEX PMS dat dit goed wordt ontvangen door de campinggasten. "Onze gasten ontvangen allemaal automatisch het formulier per e-mail na hun vertrek. We krijgen veel feedback en tips over wat we nog beter kunnen doen om onze gasttevredenheid verder te verhogen. Het is een heel belangrijk hulpmiddel voor ons," zegt Franziska.
De eerste automatiseringsmaatregelen zijn geïmplementeerd, maar wat gebeurt er nu? "In het laagseizoen willen we de to-do module implementeren, oftewel de to-do lijsten, zodat we nog efficiënter kunnen werken voor het volgende hoogseizoen en ons kunnen concentreren op waar we goed in zijn: gastvrijheid en goede service bieden."
Dankzij de automatiseringsoplossingen van Booking Experts draaien er nu veel dingen op de achtergrond bij Wildwood Camping: van automatische slagboomcontrole tot het digitaal beheren van gastengegevens. Hierdoor bespaart het team tijd en kan het zich concentreren op het persoonlijk verzorgen van gasten - een doorslaggevend voordeel in het hoogseizoen.
"We zouden Booking Experts zonder uitzondering aanbevelen, want de overstap van het oude boekingssysteem naar het nieuwe systeem verliep heel soepel en de afhandeling van de backoffice is zo intuïtief dat zelfs nieuwe medewerkers snel aan boord zijn en het systeem meteen kunnen gebruiken."
Wilt u ook uw processen optimaliseren en uw directe online boekingen verhogen? Probeer Booking Experts gratis uit en ervaar zelf hoe eenvoudig het is om digitalisering en automatisering te integreren in uw dagelijkse werkzaamheden.