Transparantie is key voor eigenaren

Afrekeningen met eigenaren zijn voor sommigen een dilemma dat maandelijks terugkeert. Zonde, want waarom is het een dilemma? Uit ervaring kan ik zeggen dat vakantieparken en verhuurorganisaties dit veelal zelf in de hand werken door afwijkende afspraken aan te gaan met eigenaren. Mijn advies? Stop hiermee en zorg ervoor dat het voor jou én je eigenaren overzichtelijk wordt. Transparantie is key! 

De afrekening

Wat houdt een afrekening met een eigenaar in? Simpel gezegd is het de uitbetaling van de behaalde huur op zijn accommodatie, of die van meerdere accommodaties in een groep (poule), minus de overeengekomen commissie die de verhurende organisatie toekomt.

Simpel of toch niet? Hieronder een opsomming van onderdelen die de basis van de afrekening kunnen vormen. Kun jij dit nog volgen? 👀 (Schrik je ervan? Lees dan na de bullet points verder)

• De af te rekenen periode, ofwel reken je per reservering, per maand, per kwartaal of misschien wel per jaar af? Dit hangt vaak samen met het moment van berekenen, is dit voor aankomst van de reservering, hoeveel dagen van tevoren spreek je met de eigenaar af? Is dit op basis van de vertrekdatum of misschien wel met een overlap in maanden?
• Wil je het nog wat gedetailleerder maken? Zijn er kosten die naar de eigenaar moeten worden doorgezet, ja? Welke kosten zijn dit, huisdier- of schoonmaakkosten? En is dit voor de volle 100% of voor een percentage? Om vele heen en weer betalingen te voorkomen kan er ook nog voor gekozen worden om alle openstaande facturen van de eigenaar te verrekenen met de afrekening alvorens deze te versturen.
• Diep? Het is ook nog mogelijk om per verblijfsperiode of kanaal een ander commissie percentage in te voeren. Komt je gast een weekend ontvang je als eigenaar in verhouding minder dan wanneer de gast een midweek komt. Reken je per nacht van de reservering een vast bedrag? Een poule-afrekening met verschillende waarden per dag, per periode maakt het nog nét even iets overzichtelijker, niet dus ;-).

Ja, dit is een hele lijst. En dan heb ik nog lang niet alles genoemd wat ik in de loop der jaren ben tegengekomen. Alles kan afgesproken worden, maar raak je zo het overzicht niet kwijt? Het afrekenen van 50 eigenaren op elk een andere wijze - omdat Hans nét wat harder heeft onderhandeld dan Karin - zal resulteren in de weektaak genaamd ‘Afrekeningen maken’.

Zoveel mensen, zoveel wensen

Zoals je hierboven hebt kunnen lezen kun je alle kanten op, je doet dit als een service richting de eigenaar. Soms wil je namelijk nét een extra sprongetje maken om een deal te sluiten. Is dit verstandig? Zakelijk gezien wel, maar operationeel? Ik denk het niet. Bij het maken van afspraken moet je vasthouden aan jouw principes, want daarmee zorg je ervoor dat het voor jezelf overzichtelijk blijft.

Waarschijnlijk wil je wel verschillende commissie afspraken gebruiken. Dat is prima, maar onthoud de volgende uitgangspunten:

1. Gemakkelijk naast elkaar te gebruiken, dit houdt in dat:
   • Periodes gelijk zijn, van de eerste tot de laatste dag van de periode. Start een eigenaar op de 22e? Maak dan een kleine afrekening tot het einde van de maand zodat deze daarna weer met de ‘groep’ mee kan draaien;
   • Instellingen gelijk zijn. Zet je bepaalde kosten direct door aan de eigenaar, zoals kosten voor een huisdier? Probeer dit dan zoveel mogelijk overkoepelend voor alle eigenaren in die groep te doen;
2. Een overzichtelijk geheel:

   • Probeer zo veel mogelijk ‘groepjes’ te maken, dit kan op basis van:

     a. Accommodatie type, bijvoorbeeld: Standaard, Deluxe etc; b. Grootte of soort, bijvoorbeeld: 2 Persoons Studio's ten opzichte van 8 Persoons Villa’s; c. Faciliteiten, bijvoorbeeld: Wellness of wanneer eigenaren moeite gedaan hebben om de accommodatie te renoveren. d. Het soort eigenaar, je hebt praktisch geen werk met rendement afspraken maar wel met percentuele commissies van Hans en Karin.

3. Binnen de perken blijft: Dit is misschien wel het belangrijkste van alles: Jij bent de baas, zet duidelijke lijnen uit. Niet alles hoeft toegevoegd te worden, dit maakt het voor de eigenaar ook overzichtelijker op de lange termijn.

Koopt een eigenaar een andere accommodatie erbij? Of heeft een eigenaar zijn accommodatie gerenoveerd? Dan moet de afspraak gewijzigd worden. Doordat je gestructureerde afspraken hebt, kun je op een snelle en makkelijke manier de wijzigingen doorvoeren, bijvoorbeeld door de accommodatie in een voor hem meer gunstige groep te plaatsen.

Daarnaast helpen deze uitgangspunten jou om je werk makkelijker te maken. En het resultaat daarvan? Je hebt geen weektaak meer aan de afrekeningen, maar slechts paar uur.

Honesty is the best policy

Ik startte er al mee: transparantie is key. Of: honesty is the best policy. Noem het hoe je het wil noemen, maar deze transparantie is de basis voor een goede samenwerking.

Als je werkt met een simpele afspraak, dan is dit duidelijk voor iedereen. Niet alleen voor jou, maar ook voor de eigenaar. Dit zorgt voor een transparante start van jullie samenwerking.

Door het inzicht van de eigenaar in de afrekeningen en de berekening ervan, zul je minder vragen van de eigenaren krijgen. Dit geeft jou meer tijd voor andere zaken.

Daarnaast kan de eigenaar een controle uitvoeren, zodat je niet nét die ene instelling verkeerd hebt staan waardoor je geen 9% maar 21% BTW afdraagt. Wijst een attente eigenaar je daarop? Dan hoef je als organisatie minder af te dragen.

Alleen maar controleren

"Vroeger was alles beter", maar geldt dat ook voor de financiële verwerking van afrekeningen? Handmatig in het financiële pakket de berekeningen moeten doen en dan maar hopen dat het er aan de andere kant goed uit kwam? Of zelf een Excel in elkaar knutselen en hopen dat de formules goed werken? Probeer dit soort terugkerende processen te automatiseren met een systeem dat deze berekening voor je doet.

Als je de brongegevens (de reserveringen en de huuropbrengsten) op de plek hebt staan waar je de afrekeningen maakt, dan kun je deze hele flow automatisch laten verlopen.

Laat het systeem de lastige berekeningen doen op basis van de door jou ingestelde afspraken. Je hoeft dan enkel nog de afrekeningen - steekproefsgewijs per groep - te controleren om ze vervolgens in 1 keer te versturen. Overzichtelijk en simpel!

Daar is hij weer: Transparantie is key! Wijzigt er iets in een reservering die je al hebt afgerekend? Dan wil je daar natuurlijk - ook automatisch - een melding van krijgen. Zo kun je de afrekening corrigeren en de eigenaar uitbetalen. Zo ben je naast transparant ook flexibel in het opmerken en uitvoeren van correcties. En corrigeren is wel zo netjes, toch?

Sparren over jouw complexe verhuurafrekeningen? Dan zal ik proberen je hier niet op af te rekenen 😉.

Zie hieronder hoe Marco Hendriksen van Topparken automatisering rondom afrekeningen ervaart.