Klantcase: een kijkje in de keuken bij Ruiterplaat Vakanties

“Als organisatie met een kleinschalig team kunnen wij niet meer zonder het reserveringssysteem van Booking Experts”

Ruim drie jaar geleden is Ruiterplaat Vakanties - Z'ANDvillas overgestapt van Stratech naar Booking Experts. In gesprek met Frontoffice Manager Wendy Goedegebuure bespreken we waarom zij voor Booking Experts hebben gekozen en hun ervaringen met het reserveringssysteem.

Ruiterplaat Vakanties is een verhuurorganisatie met meer dan 200 vakantiewoningen in hun bestand, Z’ANDvillas is het luxe label van deze verhuurorganisatie. Tot op de dag van vandaag kunnen zij niet meer zonder het reserveringssysteem van Booking Experts. Bij de onboarding van Ruiterplaat Vakanties - Z'ANDvillas is er een hoop werk verricht door zowel het vakantiepark als het team van Booking Experts, zodat vele handmatige handelingen geautomatiseerd werden. “In 2019 kwamen wij in aanraking met Booking Experts en de mogelijkheden die zij boden klonken voor ons als de beste keuze. Hiervoor werkten wij met een ander reserveringssysteem waarbij niet alle functies beschikbaar waren zoals die van het reserveringssysteem van Booking Experts, maar welke wij wel ambieerden; denk bijvoorbeeld aan het maken van planningen voor technisch onderhoud en schoonmaak. In het systeem van Booking Experts kunnen deze planningen wel gemaakt worden, en dit is allemaal automatisch in te stellen. Alle collega’s die over een van deze werkzaamheden geïnformeerd moeten worden krijgen via het systeem automatisch een melding en weten dan precies wat er van hen verwacht wordt. Bij de inrichting van het reserveringssysteem is hier rekening mee gehouden en in de praktijk werkt dit ook precies zoals we voor ogen hadden”, vertelt Wendy. Wendy is sinds 2017 werkzaam bij Ruiterplaat Vakanties - Z'ANDvillas en werkt dagelijks met het reserveringssysteem van Booking Experts.

Tijdbesparing kleinschalige organisatie
Ruiterplaat Vakanties - Z'ANDvillas biedt een gevarieerd aanbod van bijzondere vakantiewoningen aan of nabij het water in Zeeland. Veelal op kleinschalige vakantieparken. “Omdat wij een kleinschalige organisatie zijn, doen wij veel zelf. Neem bijvoorbeeld het uitwerken van storingen of het stijlen van de woningen. Met het reserveringssysteem van Booking Experts wordt er zó veel tijd bespaard, dat wij ons meer kunnen focussen op bijvoorbeeld het persoonlijke contact met onze gasten. In het begin ben je redelijk wat tijd kwijt om alles geautomatiseerd in te richten, maar we stonden hier gelukkig niet alleen voor. Vanuit Booking Experts kregen we veel begeleiding en erna is alles heel makkelijk te beheren. Niet alleen voor mij als Frontoffice Manager, maar ook voor de rest van het team biedt het vele voordelen. Zo werkt mijn collega bijvoorbeeld veel met Dynamic Pricing, waarbij de prijzen van ‘dezelfde soort’ reserveringen variëren. Wanneer zij dit aangeeft in het reserveringssysteem wordt dit op onze website en bij alle touroperators ook automatisch gewijzigd .”

Eigenarenportaal groot voordeel voor Ruiterplaat Vakanties - Z'ANDvillas
Het eigenarenportaal is een uniek onderdeel van het Booking Experts reserveringssysteem. Hier kunnen eigenaren zelf inloggen. Als organisatie bepaal je zelf welke gegevens de eigenaar hier kan inzien. Dit gaat van reserveringen tot facturen en van beoordelingen tot gastgegevens. “Voor ons is het reserveringssysteem en de optie voor een eigenarenportaal echt een groot voordeel. Met het reserveringssysteem kunnen de verhuurafrekeningen geautomatiseerd worden en via het berichtensysteem binnen het eigenarenportaal hebben we ook gelijk een gecentraliseerd communicatiepunt met de eigenaren. Normaal gesproken deden we dit allemaal via de mail, wat een werk was dat!”

Altijd inzicht met real-time dashboards
Ruiterplaat vakanties - Z'ANDvillas maakt als aanvulling op het reserveringssysteem van Booking Experts gebruik van de marketingaanpak van Booking Boosters. Met de data gedreven aanpak en real-time dashboards van Booking Boosters hebben ze zo altijd inzicht in de kosten en resultaten. “Deze statistieken zijn heel waardevol voor ons, maar ook voor de eigenaren, zo zien we welke woningen de meeste omzet genereren en welke nog wat sturing kunnen gebruiken. Het team van Booking Boosters weet snel te schakelen en de marketing net wat anders in te steken zodat we goede resultaten boeken met het realiseren van een maximale bezetting, dit is dan ook een van de punten waardoor wij voor de samenwerking met ook Booking Boosters hebben gekozen. Nu zie je bijvoorbeeld dat er veel last-minute wordt geboekt en Duitse gasten nog afwachtend zijn. Met deze kennis zorgen zij dat ze de marketing zo inzetten dat deze doelgroepen op de juiste manier worden aangesproken en uiteindelijk overgaan tot boeken.”

Expert van Booking Experts aan het woord
Maureen Ilboga (COO) vertelt; “Recreatiebedrijven zien soms op tegen de overstap omdat dit bij andere systemen erg moeizaam ging. Maar bij ons krijgen we juist vaak feedback dat dit reuze meeviel en makkelijker te begrijpen was dan gedacht. Er is geen gebruiksvriendelijker reserveringssysteem in de recreatiemarkt te vinden, hierdoor kunnen nieuwe medewerkers er met enkel basiskennis al snel mee werken. Net als Wendy van Ruiterplaat Vakanties - Z'ANDvillas aangaf; het begin is wat werk, maar erna is het heel gemakkelijk om mee te werken.

Voor deze organisatie was ook het stukje rondom eigenaren communicatie van vakantiewoningen een belangrijke factor. In de eigenaren omgeving van ons systeem hebben eigenaren volledige transparantie over hun vakantiehuisje en kunnen ze onder andere inzien hoe het met de boekingen gaat. Maakt een klant, net als Ruiterplaat Vakanties - Z'ANDvillas, ook gebruik van de marketingoplossingen van Booking Boosters, dan ondersteunen zij hierin ook met verhuur marketing om de bezetting te maximaliseren. Al onze inspanningen zijn vervolgens te zien in real-time dashboards, zo wordt de klant altijd meegenomen in het proces en maakt dit het makkelijker om te begrijpen wat we doen en waarom we dat doen .”

Booking Experts en jouw organisatie
Denk je ook aan het overstappen van reserveringssysteem met eventuele marketing ondersteuning? Lees dan hoe overstappen naar Booking Experts verloopt.