Erfahre wie Wildwood Camping dank Booking Experts Prozesse automatisiert, den Buchungsaufwand reduziert und Stammgäste bindet – und das mitten in der Hauptsaison.
Wir besuchten Wildwood Camping in der Lüneburger Heide und unterhielten uns mit Franziska Salzmann, der Campleitung. Erfahre, wie das Unternehmen den Sprung in die digitale Zukunft erfolgreich gemeistert hat.
- Wildwood Camping
- Südheide, Lüneburger Heide
- Naturcampingplatz mit Zeltplätzen, Stellplätzen und Cabins
- BEX PMS
Eine neue, innovative Campingmarke entsteht
Im Jahr 2023 übernahm Wildwood Camping einen idyllischen Campingplatz in der Lüneburger Heide und begeistert seitdem die „neue Campinggeneration“ mit einem frischen, modernen Konzept und einer klaren Vision. „Wir denken Camping neu und vereinen das ursprüngliche Wildcampen mit modernem Komfort und herzlicher Gastfreundschaft“, erklärt Franziska, die Campleiterin.
Ein modernes Konzept erfordert jedoch auch eine zeitgemäße Umsetzung. Mit der Übernahme begann Wildwood Camping direkt damit, Prozesse zu digitalisieren und ein Buchungssystem zu implementieren, das Online-Buchungen über die Website ermöglicht.
Herausforderungen und der Wechsel zu Booking Experts
Schon nach einem Jahr stellte sich heraus, dass das bisherige Buchungssystem den steigenden Anforderungen nicht mehr gerecht wurde. Prozesse waren zu langsam, die Flexibilität zu gering. Wildwood Camping verfolgt große Pläne und eröffnet im Frühjahr 2025 zwei weitere Standorte im Harz und auf Rügen. Die Verwaltung von Wildwood Camping hat ihren Sitz in Hamburg. Sie benötigten daher ein Buchungssystem, das cloudbasiert, Multi-Property-fähig und skalierbar war – und dabei auch komplexe Aufgaben wie zentrale Verfügbarkeits- und Preissteuerung für mehrere Standorte mühelos meistern konnte. Genau hier kam Booking Experts ins Spiel.
Franziska erklärt: „Wir wollen uns kontinuierlich weiterentwickeln und brauchten einen Partner, der uns dabei begleitet und immer am technisch aktuellen Stand der Zeit handelt und agiert. Booking Experts erschien uns als ein sehr dynamisches Buchungssystem, welches ähnliche Werte wie wir selbst verfolgt."
Ein großer Vorteil von Booking Experts war der BEX App Store, der eine Vielzahl von Schnittstellen bietet. So konnte beispielsweise die bereits vorhandene Schrankenanlage von schranken.de nahtlos integriert werden. Das System sendet Gästen vor der Anreise automatisiert eine Anfrage zur Übermittlung ihres Kennzeichens, sodass sie bei Ankunft direkt auf ihren Stellplatz fahren können – und dabei gleichzeitig im System einchecken.
Der nahtlose Übergang zur Automatisierung
Die Geschäftsführung entschied sich für einen schnellstmöglichen Wechsel zu Booking Experts und setzte mit der Abnahme des BEX PMS den Schritt von der Digitalisierung in Richtung Automatisierung.
„Alles, was man optimieren kann, wo man Arbeitsprozesse oder Arbeitsschritte vereinfachen oder erleichtern kann, vor allem für das Personal, hat die Auswirkung, dass man sich auf das konzentrieren kann, wofür wir stehen wollen. Und das ist der Gästekontakt.", erzählt Franziska.
Trotz der Hauptsaison und des laufenden Tagesgeschäfts wurde der Wechsel durchgeführt – eine Herausforderung, die das Team durch die praktische Onboarding-Checkliste von Booking Experts meisterte. „Dank der Checkliste konnten wir das System parallel zum Tagesgeschäft einrichten und alle Schritte selbstständig, orts- und zeitunabhängig abarbeiten.“
Wie Wildwood Camping von Booking Experts profitiert
Der Fokus lag zunächst auf der Online-Buchbarkeit, und Wildwood Camping profitiert nun von der BEX IBE, die eine intuitive Buchungsstrecke bietet. „Wir erhalten deutlich weniger Anrufe oder Rückfragen. Die Buchungsstrecke ist so selbsterklärend, dass unsere Gäste unser Angebot direkt verstehen und wir viel weniger Unterstützung leisten müssen.“
Trotz der Automatisierung bleibt der persönliche Kontakt zu den Gästen eine Priorität. „Wir möchten kein anonymer Übernachtungsbetrieb werden. Unser Team bleibt an der Rezeption für Fragen und Tipps verfügbar und wir überraschen unsere Gäste mit kleinen Gesten wie zum Beispiel handgeschriebenen Notizen auf Brötchentüten", erläutert Franziska.
Und dass das bei den Campinggästen gut ankommt, kann Wildwood Camping im BEX PMS aus den Bewertungsformularen auslesen. „Unsere Gäste bekommen alle nach Abreise automatisch das Formular über E-Mail zugeschickt. Wir kriegen ganz viel Feedback und Tipps darüber, was wir noch besser machen können, um unsere Gästezufriedenheit weiter zu erhöhen. Für uns ein sehr wichtiges Tool", erzählt Franziska.
Ein Blick in die Zukunft
Die ersten Automatisierungsmaßnahmen sind umgesetzt, aber wie geht es dann weiter? „In der Nebensaison wollen wir das To-do Modul, also die Aufgabenlisten, umsetzen, damit wir zur nächsten Hauptsaison noch effizienter arbeiten können und uns auf das konzentrieren können, was uns ausmacht: Die Gastfreundschaft und einen guten Service zu bieten."
Dank der Automatisierungslösungen von Booking Experts läuft bei Wildwood Camping nun vieles im Hintergrund: Von der automatischen Schrankensteuerung bis zur digitalen Verwaltung der Gästedaten. Das Team spart dadurch Zeit und kann sich auf die persönliche Betreuung der Gäste konzentrieren – ein entscheidender Vorteil in der Hauptsaison.
„Wir würden Booking Experts ausnahmslos weiterempfehlen, da der Wechsel vom alten Buchungssystem zum neuen System total reibungslos verlaufen ist und die Handhabung des Backoffices so intuitiv ist, dass auch neue Mitarbeiter ganz schnell an Bord sind und das System direkt verwenden können."
Möchtest auch du deine Prozesse optimieren und deine direkten Online-Buchungen steigern? Teste Booking Experts kostenlos und erlebe selbst, wie einfach es ist, die Digitalisierung und Automatisierung in deinen Arbeitsalltag zu integrieren.
Patrick Loeps
