Eine effiziente Verwaltung der Hauseigentümer ist für viele Freizeitunternehmer eine Herausforderung. Wenn du jedoch das Umfeld des Eigentümers klug und übersichtlich in Booking Experts einrichtest, kannst du viel Zeit und Mühe sparen. Customer Success Specialist Iris ist für dich da und verrät dir 4 praktische Tipps, damit die Kommunikation mit den Hauseigentümern reibungslos funktioniert.
Mit Rezeptionsmitteilungen in Booking Experts hältst du die Kommunikation mit den Eigentümern klar und einfach. Keine Frustration mehr mit separaten E-Mails oder Telefonanrufen, alles läuft an einem Ort zusammen. Hast du etwas anzukündigen, z. B. eine neue Buchung, einen geplanten Auftrag oder eine Frage zur Finanzübersicht? Mit Rezeptionsmitteilungen benachrichtigst Eigentümer mühelos - schnell, übersichtlich und professionell.
Aber richtig interessant wird es, wenn man sich die Flexibilität von Rezeptionsmitteilungen ansieht. Beim Versenden hast du nämlich drei komfortable Möglichkeiten. Sende eine Nachricht an alle aktiven Eigentümer, an gezielte Eigentümer oder verwende Labels, um Gruppen von Eigentümern anzusprechen. Mit Hilfe von Labels kannst du Eigentümer anhand von Merkmalen oder Vereinbarungen filtern. Unterscheide zum Beispiel zwischen Investoren und Eigennutzern oder wähle nur Eigentümer aus, die eine bestimmte Dienstleistung von euch beziehen.
Hinweis: Wenn du mehrere Labels auswählst, wird es eine strenge Auswahl. Der Eigentümer muss alle ausgewählten Labels erfüllen - es handelt sich nicht um eine "und/oder"-Situation, sondern um ein "und, und". Durch den geschickten Einsatz dieser Labels hältst du die Kommunikation sowohl effizient als auch relevant, was deine Arbeit erleichtert und die Eigentümer zufrieden stellt.
Wie viel möchtet ihr mit euren Eigentümern teilen? Das ist die große Frage, wenn du das Eigentümerportal einrichtest. Das Praktische daran ist: Du entscheidest, was sie sehen. Durch die Arbeit mit Profilen kannst du genau abstimmen, welche Informationen für welche Gruppe von Eigentümern zugänglich sind. Das macht deine Kommunikation nicht nur effizienter, sondern auch intelligenter.
Nehme zum Beispiel Investoren. Für sie ist es nützlich, Einblick in ihre Mietkonten zu haben, aber Informationen über Gästedaten sind weniger relevant. Für private Vermieter, die ihre Immobilie teilweise selbst nutzen, ist es dagegen interessant zu wissen, wer in ihrem Haus wohnt. Vielleicht regeln sie die Kommunikation mit den Gästen selbst und wollen wissen, wer sie besucht.
Wenn du dir im Klaren darüber bist, was du freigeben möchtest, kannst du dies ganz einfach über die Profile einrichten. Möchtest du noch einmal überprüfen, ob alles richtig ist? Dann kannst du vorübergehend in die Rolle eines Eigentümers schlüpfen und im Portal durch dessen Augen sehen. Praktisch, um zu sehen, ob alles zu deinen Gunsten eingestellt ist! Das geht ganz einfach über die Eigentümerkarte, siehe unten. Mit wenigen Klicks kannst du sicher sein, dass jeder genau den richtigen Zugang hat - transparent, übersichtlich und individuell angepasst.
Dank des Eigentümerportals kannst du nicht nur für Transparenz sorgen, sondern auch automatische Benachrichtigungen einrichten. Denke an Updates zu neuen Reservierungen, Stornierungen oder Änderungen. Ganz einfach: Benachrichtigungen ein- oder ausschalten, ganz nach Wunsch des Eigentümers. Ist das Recht 'Eigentümer kann Buchungen einsehen' aktiviert? Dann entscheidet der Vermieter, ob er Benachrichtigungen erhalten möchte.
Auf diese Weise werden die Eigentümer immer auf dem Laufenden gehalten, ohne sich ständig einloggen zu müssen. Und das Schöne daran? Es spart auch euch als Organisation Zeit.
Eine praktische, aber oft vergessene Funktion: das Hinzufügen von Dokumenten zur Umgebung der Eigentümer! Ob Verträge, Vereinbarungen oder wichtige PDF-Dateien, Du kannst alles einfach digital an einem Ort sammeln. Super übersichtlich und kein Ärger mit separaten Dokumenten.
Das Tolle ist, dass du pro Dokument festlegst, ob der Eigentümer es sehen darf. Standardmäßig sind die Dokumente privat, aber möchtest du etwas teilen? Klicke einfach auf die drei Punkte hinter dem Dokument und wähle: Mit Eigentümer teilen. Auf diese Weise sprecht ihr immer über dieselben Dokumente, und es gibt weniger Verwirrung bei der Kommunikation mit den Eigentümern!
Interessant? Dann lies auch Teil 2: Abrechnungen erstellen